Le COVID-19 vient chambouler toute l’organisation, l’activité, la gestion des ressources humaines et même le rapport au travail. Dans cet article, on ne vous raconte pas comment télétravailler. Nous, on veut vous parler du côté humain. Comment on vit la situation au quotidien et ce qu’on met en place pour soutenir notre équipe et garder le moral des troupes pendant toute la durée du confinement.

Le COVID-19 bouleverse nos vies personnelles et professionnelles. Quand on est une petite entreprise, ce n’est pas évident, même quand on est habitués au télétravail et à l’organisation en mode remote. 

Cette crise nous affecte tous. Il y a des mesures à mettre en place pour soutenir les équipes. 

Donc voici nos conseils. On ne vous parle pas seulement d’organisation et de télétravail (il y a des personnes plus expertes que nous pour le faire), mais essentiellement de l’humain. 

Vos équipes confrontées à cette crise ont besoin du soutien de leur entreprise.

Donc quelles sont les actions que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise pour gérer cette crise de manière humaine et solidaire ? 

Plan de l’article : 

1. Garder une dimension humaine en période de crise
2. Garder une notion d’équipe, même à distance
3. Maintenir les valeurs de l’entreprise en toutes circonstances
4. Le télétravail repose sur la confiance
5. Dépoussiérer les projets internes pour fédérer
6. Garder les rites et les rythmes normaux de l’entreprise
7. Etre solidaire à son échelle
8. Le rôle fédérateur de l’entreprise

Garder une dimension humaine en période de crise

Ça paraît logique, non ? 

En tant qu’entreprise, on a une responsabilité vis-à-vis de nos salariés pour qu’ils passent cette situation le mieux possible. C’est notre rôle de garder le moral des troupes.

Donc ça veut dire garder le lien avec ses collaborateurs. Donner et prendre des nouvelles, que ce soit par téléphone, mail, Slack, vidéoconférence… Que ce soit en 1-to-1 ou en équipe. 

Il ne s’agit pas d’en abuser pour surcompenser le fait de ne pas se voir. Le plus important, c’est de montrer votre soutien à votre équipe. 

Soyez dans l’informalité, la proximité, l’empathie !

Ça veut aussi dire soigner sa communication (encore plus qu’en face à face).

Quand on est à distance, on ne perçoit pas les discussions de la même manière et ça peut vite donner lieu à des quiproquos et des tensions. 

D’où l’importance de particulièrement soigner sa communication écrite.

Ça veut dire détailler un peu plus ses messages, pourquoi pas ajouter un smiley pour aider votre interlocuteur à comprendre le ton qu’on adopte.

Pourquoi ne pas utiliser des enregistrements audio et vidéo pour mieux faire passer votre message. 

Rémi, notre développeur junior – après 10 jours de confinement

Garder une notion d’équipe, même à distance

Dans l’environnement anxiogène que génère la crise, le fait d’avoir une équipe qui nous soutient, ça fait du bien, ça rassure et ça aide à garder le cap (et aussi à ne pas perdre la boule en période de confinement).  

Ça veut dire accompagner ceux qui en ont besoin ! 

Dans l’agence on a tous les cas : les baroudeurs du télétravail, ceux qui sont moins habitués au télétravail et donc moins autonomes, ceux qui sont touchés par le COVID-19, ceux qui ont des responsabilités (comme les parents de jeunes enfants)… 

Pour garder un équilibre : c’est important d’être solidaire.

Ceux qui sont rodés au télétravail peuvent aider ceux qui ont moins l’habitude de travailler seuls : conseils d’organisation, astuces, aide sur des projets, soutien moral… 

Pour ceux qui sont touchés par le COVID-19, on les soutient à fond. On prend des nouvelles et on voit comment on peut les aider. Evidemment, c’est repos obligé ! Pas question qu’ils mettent leur santé en danger. 

Pour ceux qui ont des responsabilités, on doit être plus souples. Proposer des horaires flexibles, changer les jours de travail… Bref on s’adapte et on laisse à chacun(e) la liberté de s’organiser. 

Il y a un véritable soutien managérial, une compréhension empathique et humaine. On traverse la même chose en plus, donc raison de plus pour être solidaires.  

Et puis, c’est ça la dimension humaine : on est solidaires à tous les niveaux. A situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles. 

Bon après, nous on a toujours été comme ça, c’est au cœur de nos valeurs !

On s’adapte à nos collaborateurs, à ce qu’ils traversent dans leur vie. Et c’est encore plus vrai en ces temps difficiles. 

Marine, notre Chief Growth Officer – spécialiste du flexoffice

Maintenir les valeurs de l’entreprise en toutes circonstances

Les valeurs, c’est ce qui permet de garder une dimension humaine et de surmonter la crise. 

On applique les valeurs aussi bien en temps normal qu’en temps de crise, au bureau comme en télétravail.

La générosité, l’écoute, la solidarité, le partage, l’esprit d’équipe : voilà les valeurs qui soudent les hippocampes.

Et ça, c’est un signal fort qu’on envoie à nos collaborateurs et ça fait un bien fou au moral. 

Les valeurs, c’est ce qui fait la force de notre agence

Même si on n’a pas forcément tous les bons outils, que niveau processus on peut mieux faire : ce qui fait la différence, ce sont nos valeurs. 

Elles nous unissent. Et une équipe soudée, ça fonctionne, ça fonctionne même très bien !

Donc le meilleur conseil que l’on puisse vous donner dans cet article, ce n’est pas juste d’avoir des valeurs, mais de les appliquer “pour de vrai”. De les incarner, qu’il pleuve, qu’il vente ou qu’il neige. 

C’est dans ces moments-là, notamment, que l’on voit si ces valeurs sont profondément inscrites dans l’ADN de l’entreprise ou si c’est que sur le papier ! 

C’est comme ça qu’on le vit chez Hippocampe, coronavirus ou pas. Nos valeurs ne changent pas, on les applique toute l’année. Et d’autant plus dans ce genre de situation. 

On vous promet, ça fait toute la différence. 

Cyril, notre directeur technique – en direct depuis sa grotte

Le télétravail repose sur la confiance

Sans confiance, le télétravail n’est pas possible. 

Ça se traduit comment la confiance en télétravail ? C’est qu’on impose pas d’horaires, on ne contrôle pas les gens. On ne jure que par la qualité du travail. 

C’est pas pour rien que notre slogan c’est “l’amour du travail MIEUX fait” ! 

Donc tant que le travail est fait et livré dans les temps, c’est le plus important. 

Pourquoi instaurer des relations de confiance avec nos collaborateurs ? Parce qu’on tient à ce qu’ils se sentent bien, respectés et valorisés. 

De toute manière, quand on est fliqué, ça génère du stress et c’est anti productif. Donc autant adopter l’option confiance, non ? 

D’ailleurs, cette situation de crise est peut-être l’occasion de faire plus confiance à vos équipes. 

On n’a pas le choix de faire du télétravail : pour les entreprises qui peuvent le pratiquer, on doit le faire. C’est une question de vie ou de mort (au sens propre malheureusement…). 

Donc pour les entreprises qui n’en ont jamais fait, ou qui ne sont pas à l’aise avec le concept, voire qui ne sont carrément pas pour, c’est une occasion de se lancer… et de faire confiance à ses collaborateurs. 

PS : si vous ne savez pas du tout comment vous y prendre, voici quelques articles qui peuvent vous aider : 

• Le résumé de Laetitia Vitaud d’un livre de référence sur le télétravail (« Remote: Office Not Required » de Jason Fried et David Heinemeier Hansson)
• Le challenge télétravail de Comet
• Des conseils d’experts en télétravail (par Crème de la crème, Mansa et Nomad Path)

Entre autres… Il en existe tellement ! 

Dépoussiérer les projets internes pour fédérer

C’est peut-être aussi le moment de relancer les projets d’équipe oubliés ou mis de côté, faute de temps. 

Ça rassemble, ça change les idées et puis c’est utile pour l’équipe et l’entreprise.

Nous par exemple, on a mis en place un projet “boîte à idées” sur Asana (outil de gestion de projet collaboratif)  pour que tout le monde y mette ses idées de projet pour l’entreprise.

Tous les sujets sont ouverts : organisation, vie d’équipe ou initiatives solidaires, par exemple. 

Un projet qui nous tient à cœur en ce moment, c’est de devenir partenaires de 4Ocean. Ça fait longtemps qu’on les soutient, mais on n’a toujours pas formalisé notre partenariat…

Notre projet de confinement peut-être ? ;) 

Garder les rites et les rythmes normaux de l’entreprise

Rien de mieux que de garder une activité un tant soit peu normale. Même si c’est un peu compliqué, vu les circonstances.

C’est maintenir les points réguliers avec l’équipe, pas seulement pour parler des projets en cours, mais pour garder le lien avec les collègues.

Suivre le calendrier des projets de l’entreprise, ce n’est pas seulement pour la production, mais aussi pour le moral

Remplir ses journées de confinement, c’est un luxe quelque part : on ne les voit même plus passer ! (Oui, oui, on essaye de rester positifs en toutes circonstances.)

Bon après, on adapte aussi en fonction des contraintes et des besoins de chacun(e).

Et puis, le rythme des demandes n’est plus le même selon le secteur d’activité (ça peut aller de l’urgence, au néant).

Gardez vos habitudes de travail pour envoyer à votre corps les signaux “boulot”.

Comme ça, il sait quand le moment est venu de travailler et quand il est temps de débrancher, pour faire une pause ou s’arrêter. 

Le fait d’organiser et de structurer sa journée permet d’être plus productif. Ça vous donne un cadre, élément essentiel du télétravail.

Ça permet de vous discipliner, et puis vous évitez la journée de 15 kilomètres de long. 

En effet, on pense à tort que l’on travaille moins chez soi… Pas totalement vrai !

On a tendance à travailler plus, car la frontière entre vie professionnelle et personnelle est beaucoup plus fine. 

Quand vous êtes au bureau et que vous terminez votre journée, vous avez généralement le trajet jusqu’à chez vous qui sert de sas entre ces deux temps de vie.

Au contraire, quand vous êtes chez vous, c’est pas le trajet chambre-cuisine ou salon-coin bureau à salon-coin repos qui vous aide à faire la coupure. 

D’où l’intérêt d’organiser sa journée et respecter les temps de travail et les temps de vie privée. 

Et puis, si vous voulez éviter le burnout, c’est recommandé. Les journées à rallonge, c’est quand même pas l’idéal pour garder une motivation constante…  

Nicolas, notre lead développeur – baroudeur du télétravail depuis la Bretagne

Etre solidaire à son échelle

Vous avez déjà dû voir de nombreux exemples d’entreprises qui rendent leurs services accessibles gratuitement ou proposent des réductions. D’autres adaptent leurs services. 

Bref, tout le monde essaye de trouver des solutions pour apporter de l’aide à son échelle, et se sentir utile. 

Par exemple, on travaille avec des associations et on les soutient à notre manière. Surtout celles qui se retrouvent en première ligne de cette crise. 

On prend à notre charge une partie de leurs demandes, notamment les demandes urgentes de communication liées au COVID-19. 

C’est ça aussi la solidarité. Les entreprises ont un sacré rôle à jouer !

Le rôle fédérateur de l’entreprise

L’entreprise est un liant dans de telles situations. Elle peut unir, fédérer et rassurer. 

Assurer la continuité du service, quand c’est possible, pour soutenir l’économie (ou du moins pour que sa dégringolade ne soit pas plus catastrophique). 

Elle peut être un relais de communication pour que ses collaborateurs mettent en place les bons gestes (s’ils ne les ont pas déjà assez entendus, sait-on jamais). 

Faire en sorte aussi qu’ils prennent la situation au sérieux. L’entreprise se doit d’informer, de sensibiliser, d’alerter ses collaborateurs.  

Maintenant reste à voir quelles entreprises sont prêtes à faire le pas et à s’engager à tous les niveaux. 

Chez nous, la question ne se pose même pas 😉 

Vous l’avez compris. Vous aurez beau mettre en place les meilleurs outils pour le travail à distance, suivre les meilleures pratiques et conseils : si l’humain n’est pas au cœur de votre management et de vos actions, que votre équipe n’est pas soudée et que vous ne la soutenez pas, ça ne fonctionnera pas !