Objectif éthique 1 : Gouvernance transparente

Publié le 02 juin 2021

Depuis 2020, Hippocampe est en plein repositionnement éthique. On a défini 3 grands objectifs pour y arriver. Le premier : mettre en place une gouvernance transparente. On vous explique tout dans ce podcast !

Plan de l’article : 

La gouvernance transparente chez hippocampe
Notre vision derrière cet objectif de gouvernance transparente

  1. Une gestion horizontale et une organisation souple de l’entreprise
  2. Déontologie et transparence côté business
  3. Une communication vraie et honnête

Les enjeux liés à la mise en place d’une gouvernance transparente en entreprise

  1. Un défi à relever pour obtenir les avantages liés à une organisation agile
  2. Obstacles à surmonter et solutions pour mettre en place une organisation transparente

Planning priorisé de nos prochaines actions en toute transparence

 

La gouvernance transparente chez hippocampe

Lili donne la parole à Marine, notre Chief Growth Officer et Pascale, notre directrice éditoriale, sur ce premier objectif éthique

Marine vous explique la vision derrière cet objectif, les dimensions impactées et les obstacles auxquels on risque de se confronter.

Évidemment, ils viennent avec des solutions qui ne sont pas loin ! 

Quant à Pascale, elle vous fait son retour en tant que cheffe d’entreprise sur la mise en place d’une gouvernance en totale transparence dans l’agence.

Et autant vous le dire, malgré la forte volonté… ce n’est pas toujours aussi  facile.

 

Voici le podcast :

 

Notre vision des pratiques humaines en agence web

Derrière ce premier objectif de gouvernance transparente, il y a cette vision d’une entreprise plus souple, plus agile et plus horizontale à tous les niveaux.

Avec notamment une meilleure visibilité de ce qu’il s’y passe, aussi bien en interne avec l’équipe, qu’en externe avec nos clients, nos partenaires et / ou notre audience. 

Cet objectif englobe 3 dimensions :

    • la gestion de l’entreprise et son organisation,
    • le côté commercial,
    • la communication interne et externe.

 

Une gestion horizontale et une organisation souple de l’entreprise

Côté  gestion de l’agence, on cherche à la rendre la plus transparente possible. 

Le but : que tout le monde ait une idée claire de ce qu’il se passe chez Hippocampe. 

 

Évidemment, il pourra y avoir différents niveaux de partage, selon l’utilité et la pertinence des informations pour les différents acteurs ou les différentes actrices.

Par exemple, on n’aura pas le même niveau de partage entre un collaborateur ou une collaboratrice qu’avec un client.

Tout le monde n’a pas besoin des mêmes informations pour avancer. 

 

Mais on peut imaginer qu’à terme, on ne fasse plus vraiment la différence et que tout soit partagé de manière transparente, quelle que soit la  cible.

D’ailleurs, on voit de nombreuses initiatives portées dans cette direction par de plus en plus d’entreprises. 

 

Par exemple, celles qui partagent toutes leurs actions, comme Time for the Planet  ou leur grille des salaires, comme Buffer ou leur situation financière, chez Buffer encore (une entreprise vraiment top niveau transparence 🤩). 

 

Après, ça prend du temps à mettre en place. 

Parce qu’il faut déconstruire des schémas mentaux et des habitudes de gestion ancrées depuis des années.

Et puis, il faut que l’entreprise et sa direction soient prêtes à sauter le pas. 

 

Déontologie et transparence côté business

On cherche à avoir une agence la plus transparente possible. Que ce soit au niveau de nos offres, devis, appels d’offres…

On veut surtout éviter les mauvaises surprises, les non-dits et les frustrations, entre autres. Tout simplement parce que ce n’est pas dans nos valeurs.

On sait que ce ne serait pas respectueux des personnes qui travaillent avec nous.

Et puis, c’est très mauvais pour la satisfaction client. Donc mauvais pour l’image de marque in fine. 

 

Comme quoi l’éthique peut soutenir le marketing

 

 

Côté commercial, la gouvernance transparente, c’est aussi une histoire de déontologie.

Déontologiques, on l’est.

Dans nos métiers et dans la manière dont on travaille et dont on traite nos clients. 

On aimerait pousser cette déontologie encore plus loin et affirmer davantage encore nos valeurs. 

 

On veut donc travailler avec des clients qui partagent nos valeurs et qui ont des missions porteuses de sens. Pour l’humain, les animaux ou l’environnement.

Et c’est majoritairement le cas.

L’idée justement, c’est d’essayer de travailler de plus en plus avec des entreprises éthiques.

Que ce soit par leur activité principale ou secondaire, ou même par la volonté de s’engager vers plus d’éthique. Notamment avec des projets à impact positif.

Nous sommes aussi là pour sensibiliser nos clients à l’éthique et ses enjeux ! 

 

En un mot, on veut s’engager sur des projets éthiques.

 

Une communication vraie et honnête

Pour la communication, on s’appuie  sur nos valeurs.

Selon nous, c’est un pilier d’une communication transparente, honnête, authentique, et bienveillante.

Et pas simplement : une communication utile et qui fait sens. 

Le pôle communication est déjà très investi : via nos réseaux sociaux, notre mailing, nos podcasts, notre blog (coucou) et notre site.

On vise un ton positif, bienveillant et de proximité.

Bref, on mise sur la transparence de nos contenus. 

 

Avec nos clients, on a aussi développé une communication transparente.

On leur a ainsi développé un outil de TMA (Tierce Maintenance Applicative), pour le suivi de leur consommation de crédits.

Le tout accessible en ligne et en totale transparence.

Et puis, on est responsables de nos erreurs. Quand on fait une erreur, on communique avec nos clients. 

 

Avec notre équipe, on a une communication directe et bienveillante. Les associés nous partagent beaucoup d’informations.

Ce qui est vraiment très agréable, car on se sent encore plus investies et investis. 

Avec nos partenaires, c’est pareil !

En fait, on les considère comme des membres à part entière de notre équipe.

On leur partage même nos budgets sur les projets. L’agence est fière de travailler avec ses partenaires.

Normal donc qu’on les mette en avant auprès de nos clients. 

 

Nous avons encore de gros défis à relever rien que pour atteindre complètement cet objectif.

Et en effet, la gouvernance transparente représente de nombreux enjeux pour l’agence. 

 

Les enjeux liés à la mise en place d’une gouvernance transparente en entreprise

 

Un défi à relever pour obtenir les avantages liés à une organisation agile

Avoir une organisation 100 % agile, c’est un véritable investissement. Cela demande de nombreux efforts. Mais ça en vaut vraiment la peine !

 

1- Meilleur climat de travail : meilleure productivité

Une organisation plus souple, avec des processus bien optimisés, rend le travail plus agréable.

En effet, c’est plus de fluidité dans le workflow de l’équipe.

Donc de sacrés gains de temps, plus d’efficacité et de productivité.

 

2- Orientation résultats : gage de motivation

Avec une organisation agile et transparente, on s’oriente plus vers les résultats.

L’évaluation du travail de chacun et chacune repose sur les objectifs accomplis et non le nombre d’heures pour les atteindre.

C’est donc une véritable valorisation du travail de l’équipe.

C’est plus motivant et ça donne donc plus envie de s’engager.

 

3- Valorisation du collectif : investissement de l’équipe boosté

Et puis, avec une organisation souple et horizontale, on a plus tendance à travailler en mode projet, en équipe.

C’est indispensable à l’expression de l’intelligence collective.

Travailler en équipe, c’est très stimulant.

Cela permet de confronter les avis des uns, des unes et des autres, et donc d’aller plus loin. On fournit un travail de haute qualité, le tout dans un climat de collaboration agréable.

Que demander de plus ? 

 

4- Satisfaction de l’équipe et épanouissement pro et perso 

La transparence, c’est une histoire de confiance.

Faire confiance à son équipe pour proposer à chaque membre un rythme et un mode de travail correspondant à ses besoins : horaires flexibles, flex-office, digital nomade..

Ces pratiques entraînent un cercle vertueux : faire confiance, c’est participer à la satisfaction et l’épanouissement de son équipe.

Et depuis le temps, on le sait : une équipe épanouie est plus investie et proche de son entreprise. 

 

Enfin, quand on se recentre sur ses valeurs, que l’on cherche à avoir un impact positif, on tend à s’engager plus sur des missions porteuses de sens.

Ce qui est plus épanouissant pour notre équipe.

Et ça s’inscrit complètement dans les changements de mentalité et les prises de conscience de notre époque. C’est donc encore plus valorisant pour notre travail.

Là encore, nous sommes dans un cercle vertueux.

 

5- Enrichissement de la culture d’entreprise

Lorsque l’équipe est épanouie, elle participe totalement à l’enrichissement de la culture de l’entreprise.

On fournit une meilleure qualité dans notre travail, on nourrit plus de réflexions pour faire avancer l’agence.

On s’investit à fond pour faire évoluer l’activité de l’entreprise et ses projets.

Que du positif pour faire évoluer l’ADN de l’entreprise et sa vision vers ce qui nous correspond le mieux. 

 

6- Attraction de profils complémentaires

Là aussi, lorsque l’on est authentiques et proches de sa vision, cela à un impact évident sur les personnes, les projets et les entreprises que l’on attire.

C’est simple : plus on est transparent, plus on incarne nos valeurs, plus on attire des personnes ayant des profils et aspirations similaires.

On aime partager des valeurs communes avec nos talents, nos partenaires, nos clients, notre audience, notre communauté sur les réseaux sociaux… 

 

7- Meilleure image de marque et marque employeur engageante

Forcément, plus de transparence, ça compte !

Cela permet de construire des relations fortes et authentiques avec nos clients, notre équipe, et de manière générale avec les personnes qui interagissent avec nous.

Et lorsque l’on traite ces personnes avec respect et humanité, elles nous le rendent bien. Elles parlent de nous dans leur réseau, et ça, c’est vital pour notre image de marque.

Surtout en temps de crise !

 

La liste est longue. On a décidé de parler des avantages les plus importants à nos yeux.

On est conscients que pour atteindre ces objectifs, ce ne sera pas un long fleuve tranquille ! 

 

Obstacles à surmonter et solutions pour mettre en place une organisation transparente

Des obstacles, il y en a. Et pas des moindres.

Voici nos 3 plus grandes difficultés pour la mise en place d’une gouvernance transparente. Et les solutions qui vont avec. 

 

1- Remise en question globale de la gestion de l’entreprise

Il s’agit de remettre en question l’organisation de l’entreprise pour la challenger dans cette direction éthique.

En effet, cela fait 25 ans que l’entreprise existe.

Certaines pratiques sont ancrées. Donc pour les faire changer, il y a quelques efforts à faire au-delà de toute bonne volonté. 

 

Pour y arriver, il faut agir avec doigté.

En y allant petit à petit. Faire évoluer l’organisation étape par étape.

Et puis, soyons réalistes, c’est infaisable de tout changer du jour au lendemain. Et ça permet d’habituer progressivement tout le monde aux évolutions de l’agence. 

 

L’idée : envisager une transition souple et en douceur.

 

 

Un autre aspect fondamental, c’est la communication interne.

On ne peut embarquer l’équipe si on ne communique pas sur l’objectif, ses enjeux et les initiatives que l’on veut mettre en place dans ce sens.

C’est aussi une manière de faire appel à l’intelligence collective, en impliquant toute l’équipe dans la réflexion sur les initiatives à mettre en place, et la meilleure façon de le faire. 

Donc, c’est com interne à fond !

 

2- Assumer le 100% transparence

Ou la difficulté à lâcher prise sur les éléments qui n’étaient pas communiqués avant, pendant les 25 années précédentes.

Ce qui pourtant apporte plus de confort : pas besoin de faire attention à tout ce que l’on partage dans le cas du 100% transparence   

En fait, la transparence est difficile, surtout lorsque que l’on travaille dans un secteur hyper concurrentiel

 

L’un des fondements de la transparence, c’est la clarté.

 

 

Etre au clair sur la vision de l’entreprise, et ce, sur toutes les dimensions : notre stratégie, notre ADN, nos offres, nos clients, notre équipe, nos partenariats…

Cette clarté nous permet justement d’incarner notre vision et nos valeurs de manière authentique. 

Et ça fonctionne aussi au niveau individuel : être au clair sur soi-même, ses valeurs, sa vision, son travail, ce sur quoi on veut s’investir…

Bref, plus on est proche de soi-même, plus il est facile d’être vrai avec les autres. 

 

Côté dirigeants d’Hippocampe, il y a aussi un travail à faire.

Notamment vis-à-vis de leur relation au management encore un tantinet “classique”.

Réapprendre et construire une nouvelle vision de la gestion de l’entreprise.

Une gestion encore plus flexible pour mieux répondre aux besoins de l’équipe. 

 

Et côté équipe, il y a aussi des efforts à faire.

Notamment apprendre à (re)faire confiance aux autres.

Surtout lorsque l’on n’a pas l’habitude d’évoluer dans une entreprise bienveillante qui mise sur la confiance et l’humain. 

 

3- Mobiliser toute l’équipe sur l’objectif

C’est un vrai challenge que de mobiliser tous les acteurs et les actrices de l’entreprise sur un objectif commun en parallèle du planning de production.

Eh oui, nous avons la tête dans nos projets clients.

Malgré toute notre bonne volonté, il est parfois difficile de dégager du temps pour faire avancer notre projet éthique. 

 

Mais si on n’embarque pas tout le monde dans le bateau, on n’avancera pas !

 

 

Pour faciliter la collaboration sur ce projet, tout repose sur l’organisation de son suivi.

Et surtout, de le faire de manière régulière.

Donc faire des points réguliers avec l’équipe et par pôles, selon les sujets concernés. 

 

Définir des étapes concrètes et faciles à mettre en place. Pour cela, déconstruire de gros jalons en petites étapes réalisables. 

 

Identifier des leads pour chaque initiative.

Travailler en petite équipe autour d’une initiative et avoir un lead pour la faire avancer. 

 

Centraliser les actions sur notre outil de gestion Asana pour que toute l’équipe soit informée des avancées de chaque membre et chaque pôle.

Nos cheffes de projet doivent avoir aussi  un œil sur le planning général de l’entreprise et ainsi mieux répartir les charges de travail. 

 

Enfin, il est aussi question de discipline personnelle pour que chacun et chacune avance sur ses missions éthiques et partage ses avancées sur notre outil collaboratif.

 

Planning priorisé de nos prochaines actions en toute transparence

 

On priorise ainsi nos actions éthiques et on les intègre à notre planning en fonction des projets clients.

Un processus agile donc, qui s’adapte à notre planning de production pour éviter de surcharger l’équipe… tout en continuant, quand même, à avancer sur nos objectifs éthiques. L’idée étant de ne pas mettre la pression et d’en faire un projet collaboratif de fond.  

 

 

Initiative

 

Vision

 

État d’avancement

Transparence TMA On veut encore améliorer la communication auprès de nos clients, en créant un système de mailing pour les informer du suivi de leur consommation de TMA, de manière plus formelle. L’idée : que nos clients utilisent notre outil TMA au mieux.Avancée
RGPDOn a déjà mis en place les cookies sur notre site et l’anonymisation des données collectées pour notre suivi analytics. On veut pousser la politique d’utilisation des données de nos autres outils plus loin (CRM, mailing…). Avancée
Communication interne transparenteLa communication avec l’équipe est très ouverte et transparente sur de nombreux aspects.  Elle peut être améliorée sur certains sujets, notamment pour le partage d’informations sur la gestion pure de l’agence (état financier, etc.).Aller plus loin
Dashboard éthiquePour partager l’accomplissement de nos initiatives éthiques en temps réel avec vous sur notre site internet. Sortie prévue autour de la rentrée de septembre, on l’espère !Maquette en cours
Charte éthiquePour expliquer l’ensemble de notre vision éthique pour Hippocampe. Rédigée en parallèle de nos podcasts sur nos objectifs et initiatives éthiques, elle vient aussi compléter notre dashboard éthique pour plus d’informations… et d’inspirations !Rédaction en cours
Services et offres éthiquesOn veut intégrer l’éthique à tous nos services web pour répondre à notre vision d’un numérique plus éthique. Au fur et à mesure de leur mise en place, on intégrera les nouvelles initiatives à nos offres. Concrétisation en cours
Organisation agileOn veut rendre notre agence encore plus souple et flexible pour nous adapter rapidement aux évolutions du marché, du travail et des attentes des personnes gravitant autour de nous. Pour commencer, on doit centraliser tous nos outils et processus et fluidifier ainsi notre workflow et notre organisation.Aller plus loin
Entreprise horizontaleNotre hiérarchie est horizontale. Mais il y a encore des choses à faire ! Chaque membre de l’équipe peut prendre l’initiative et le lead sur un projet. Pour encourager ce type d’initiatives, on peut mieux communiquer dessus avec l’équipe, voire mettre en place un processus de validation d’idées de projets. Et puis, pour les nouvelles recrues, définir des objectifs concrets à atteindre pour aller vers plus d’autonomie, et donc plus d’horizontalité.À formaliser
Plus de projets éthiquesOn veut s’engager auprès d’entreprises éthiques. Booster leurs idées pour changer le monde (en mieux). On souhaite choisir de plus en plus de projets et acteurs ou actrices éthiques, ayant la volonté d’avoir un impact positif sur la communauté ou l’environnement. On souhaite aussi sensibiliser nos clients et nos prospects, moins enclins à l’éthique, mais ouverts sur le sujet.  Ça commence !

 

 

Et ce n’est que le début !

Nous avons encore plus d’un tour dans notre sac. Avec l’arrivée de notre dashboard éthique et nos prochains podcasts à la rentrée de septembre, vous pourrez suivre la mise en place de ces initiatives au sein de l’agence. 

 

Alors restons en contact pour nous engager ensemble vers un web plus transparent !

En tout cas, on a hâte d’avoir une gouvernance 100% transparente chez Hippocampe… et c’est en bonne voie !

Et la suite ?

Déjà, on espère que ce premier objectif vous inspirera dans votre vie professionnelle.

Et qui sait ? Peut-être vous guidera-t-il vers une future collaboration bienveillante avec une agence transparente… 

On vous retrouve très vite avec notre prochain objectif sur l’amélioration de nos pratiques humaines. 💪🏻

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